很多作者在使用数据库或搜索引擎进行文献检索时，常常坐在电脑前，打开他们习惯使用的数据库或检索引擎，输入某个关键词，然后等待检索结果。然而，这种做法往往会导致使用者陷入庞大的资料中而不知所措，甚至只能获取寥寥无几的无用信息。
面对这种令人不满意的情况，使用者可能尝试调整检索条件，但结果却常常与一开始相似，导致失败。这一过程可能反复出现，直到找到适合任务的记录列表，否则使用者可能因为屡次失败而放弃。
以这种方式检索到的资料，更像是依靠运气而非系统规划的结果。然而，最严重的问题在于，使用者可能会错过一些关键信息。例如，虽然获得了大量资料，但其中大部分可能是主题的边缘信息，而忽略了领域内一些知名专家的重要成果。
伦敦政治经济学院学者萨利·拉姆奇在他的著作《如何查找文献》中指出，在文献检索时制定检索策略是获取所需资料、防止遗漏关键信息、将检索结果控制在可处理范围内、更有效地利用时间的关键。因此，萨利·拉姆奇提出了五步文献检索法。
第一步：确定检索条件
在开始检索之前，必须明确检索的范围和领域。根据这个条件，下一步应该关注在查询信息时应使用什么关键字。萨利·拉姆奇认为，选择检索条件是检索工作展开的基础。在工作的初始阶段，研究者应记录下一些重要的词汇，以备将来检索使用。这些词汇与正式的领域标识和检索条件相结合，为执行检索工作提供了一系列关键字。
（一）检索条件范围
以检索条件范围作为起点，选取主要条件（题目或方法），然后将它们列为清单，或将其作为流程图的起点。通常建议研究者将条件数量控制在四个以内，过多的条件会使检索工作变得过于复杂。太多条件意味着研究范围未被简要限定或者过于宽泛。
（二）同义词
一个研究者的课题或假设可以用某个特殊词汇表示，而其他关于该主题的文章可能使用其他类似的词汇。在检索中不考虑同义词的后果是可能将未使用所选词汇作为主题的材料排除在外。
（三）扩大的条件和缩小的条件
对于每个领域，扩大和缩小的条件应被视为一种可能性。例如，一个研究人员可能会考虑“人”这个术语的扩大和缩小的条件。递增扩大的条件可能包括：人类、哺乳动物、脊椎动物；递减的缩小条件可能是血液循环系统、血液、红血球。通过放大视野和通过显微镜来检查细节，对于我们选择检索条件都是有帮助的。结果是将条件层次优化，我们还可以将关键词分别作为扩大和缩小条件的一部分。
第二步：对检索进行限定
除了明确检索需要的条件外，同等重要的是确定不需要的内容并对检索进行限定，这也将决定检索的范围。
数据库提供了各种限定条件，使用者应仔细研究这些限定条件，了解哪些是可以利用的。通过使用这些限定条件，使用者可以使检索更专业化，获得更符合主题的结果。萨利·拉姆奇给出了以下三点较为常用的限定选项：
数据库提供的限定选项可能多种多样：有些可能只有很少的选项，而有些可能有很多。
例如，概要数据库的简单检索中提供了以下限定选项：文献类型、查看类型（指文献的观点）、语种、发行日期。而心理学资讯数据库的限定选项更加全面，包括：语种、出版物种类、出版年份、网络地址、年龄段、查看类型、文献类型、群体等。
三、第三步：组合条件
灵活地使用复合检索条件对于确保用户准确获取所需结果至关重要。通过巧妙运用复合检索，用户能够确保检索结果仅包含与主题相关的记录，从而过滤掉不需要的项目。在检索条件中，可以使用以下三种逻辑运算符：与（AND）、或（OR）、非（NOT）。
（一）逻辑“与（AND）”
通过使用逻辑“与（AND）”连接多个条件，结果将包含完全符合这些条件的记录。这意味着使用这些条件所检索到的记录数量将少于不使用任何条件的情况下检索到的记录数量。逻辑“与”会减少检索结果的数量，图1展示了使用的检索条件：“大学”和“基金”。请注意，两个圆相交的部分即为检索到的内容，而其他部分将被过滤掉。在检索条件之间添加越多的“与”，结果范围也就越狭窄。图2展示了在上述条件中再添加一个条件（“英国”）的效果：三个圆的交集代表检索到的结果，明显少于图1中的交集。
（二）逻辑“或者（OR）”
当有两个或两个以上可选择的检索条件，并且要求记录中包含所有条件时，应使用逻辑“或者”连接符。因此，逻辑“或者”连接符将扩大检索范围。图3表示了一个基本的逻辑“或者”的检索。
（三）逻辑“非（NOT）”
逻辑“非（NOT）”用于在检索中排除某个特殊条件，从而对检索进行限定或强调检索的意义。例如，检索只关于欧洲大陆但不包括英国的情况，“欧洲非英国”明确了检索的条件。图4展示了检索“欧洲非英国”的效果。在这个例子中，包含“欧洲”的关键字将被处理，而仅包含“英国”的关键字将被忽略。这种方式在过滤掉不需要的记录时很有用，但这样的检索不会得到两个检索条件的重叠部分。
四、第四步：评估检索结果
在每一步检索中，及时检验检索结果是否符合需求至关重要。这样的实践有助于研究者确认找到的信息是否切实满足他们的需求。在这一过程中，及时保存有用的记录、检索计划和历史是非常重要的，以便检索工作的迭代进行，同时过去的检索能够轻松查找。
五、第五步：完成检索
当找到符合要求的记录并且没有新的记录被检索出时，研究者可以得出结论，认为当前阶段的检索已经完成。然而，由于数据库中不断添加新信息，因此实时更新之前的检索是至关重要的。随着研究的深入，研究者可能会引入新的检索关键词，这些词应纳入检索计划，以创建新的检索条件。
